小さな会社の災害時の連絡手段確保

9月1日は防災の日ということで、中小企業における防災対策を考えてみましょう。

中小企業では従業員を失うことは大きな痛手になりますので、災害が予想される場合の従業員への注意喚起と、災害が発生した時の連絡手段を確保することは、従業員の安全確保にとても重要なことです。

社員との連絡手段について考えてみました。

会社の対策

会社の対応の基本姿勢を明確にしておく必要があります。

昔は、会議室などで役員や総務部員が集まってテレビを見ながら今後の対応を決めていましたが、今はネットの方が情報を細かく取れる時代ですから、会議室に集まるということは少なくなりました。

スマホや携帯電話を使えば、役員全員が会議室に揃う必要はありません。

災害対策担当から、刻々と変わる情報を役員に伝達すれば良くなりました。

そういう時代ですから、役員の判断がなくても災害状況により会社の方針が決められるようにしておくとさらに便利です。

そうすれば、災害対策のために役員や担当者が会社に残る必要がなくなり、より会社のリスクが少なくなります。

会社に残った方が安全な時もあるかもしれませんが、その辺りの事情は会社ではわかりませんから、災害対応はあくまでも最終判断は個人個人の判断ということにしておきます。

どういう災害がどの程度起きたら、どういう指示を出すかを、事前に定めて社員に周知しておくといいでしょう。

災害時はメールやSNSが有効な連絡手段

メールは、災害時には、遅延はあるものの、通じないということはありません。

東日本大震災の時ですら、メールは通じていました。

当時は大企業を中心に災害用メールサービスを導入おり、地震発生時に災害用メールが送られた企業が多くありました。

メールは遅延はあったものの、遅延の理由は、大量のメール発信要求を捌き切れなくなったサーバー側の能力不足の問題で、メール自体の遅延はありませんでした。

今は当時の反省から通信容量は増大していますので、さらに災害に強くなっているはずです。

携帯電話の基地局が罹災した場合は通信は途絶する

携帯電話の電波を送受信する基地局が壊れるような、東日本大震災を上回るような災害の場合や、水害や山崩れなどの基地局が被害を受けやすい災害では、メールを使えなくなる可能性は残っています。

携帯電話の基地局はビルの上や山間部にあることが多く一般的な災害では被害を受けにくい場所に設置されていますが、万全ではありません。

通信が途絶した時は?

通信が途絶した時の対処は、事前に行動方針を定めておくことです。

通信が途絶した場合は、社員一人ひとりの判断で行動できるよう、事前にマニュアルなどを作って社員に配布します。

できれば、簡単な災害対応を記した、持ち歩き型のカードを配布するといいでしょう。

最近は、カード型の印刷はネットでも簡単にできる時代になりましたので、一つ作っておくことをお勧めします。

社員との連絡手段のベストは?

災害が発生しそうな時や発生したときに、社員の安全確保や安否確認のために、社員との連絡手段を確保しましょう。

連絡手段が必要な理由

災害が発生しそうな場合の勤務に関する特例の連絡とか、実際に災害が発生した時の社員の身元確認とか、やらなければならないことは多くあります。

立ちはだかるプライバシー問題

社員への連絡には携帯電話を使用することになりますが、最近はプライバシーの観点から携帯電話番号を会社に教えてくれない社員も多く、緊急連絡網を作ることはほぼ不可能です。

プライバシーに配慮した連絡網の確保

企業向けに、自らがメールアドレスや携帯電話番号を登録する、連絡網が広がりを見せています。

これも一種のSNSと言えるでしょう。

しかもこれなら、自分でメールアドレスを登録できるし、会社にメールアドレスが漏れることはないといいことづくめです。

日常的なトッピクスをそういった災害用SNSを使用すれば、社員が日常的に災害用SNSを使用してくれるようになります。

これらの災害用SNSでは、社員に毎日メールを送り、SNSの存在を社員が忘れないようにする機能もあります。

LINEを使った災害時の無料連絡手段

企業むけ災害用SNSは、有料なのが悩みどころです。

1人100円だとしても、10人従業員がいれば一ヶ月1,000円と、いざという時の備えとしては、中小企業には結構な負担になるでしょう。

そんなとき、無料のSNSであるLINEを使うという手があります。

LINEの既読確認は超便利

LINEの特徴は、既読確認ができることです。

災害時は、様々なことがあって、いちいち会社へ安否確認をする時間がないかもしれません。

そんな時でも、会社からのメッセージを読みさえすれば、会社は最低限の安否確認はできるので、既読確認は災害時にとても有効です。

災害利用だけの利用に制限する

災害時のための連絡手段ですから、社員のプライベート用のLINEアカウントを使うことになります。

社員は、会社に個人のLINEアカウントを知られたくないでしょうし、会社は個人のスマホに会社の情報を保管したくない。

だから、この場合のLINEは、災害時の利用とする必要があります。

LINEであれば、日常的に使用している人も多いでしょうから、定期的に会社が存在確認のための情報発信をする必要もないでしょう。

社員が退職した場合は、該当社員のアカウントを友達から削除すればいいのでとても簡単です。

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