規則・規程・手順の文書ランク

就業規則や給与規程などは社会保険労務士の方も作成できますが、出張旅費規程や文書管理規程、取締役規程、職務権限規程や分掌管理規定などは、社労士の方ではちょっとにが重いと思います。

規則の作成や改訂を経験した人でないと、作成は難しいのではないでしょうか。

ここでは、会社の規則・規程・手順を作成するにあたっての基本的な考え方である、文書のランクについて考えて見ます。

規則・規程・手順の文書のランク

規則・規程・手順は、それぞれ文書としてのランクがあります。

規則→規程→手順の順番になります。

規定する内容によっては、規則を設けないで規程からスタートする場合もあります。

この場合は、取締役会が、会社の経営において規則の作成は必要なく、規程の作成で十分であると判断していることが前提となります。

文書ランクに応じた文書の内容

文書のランクに応じた文書に記述するべき内容について考えてみます。

規則に記述する内容

規則は、会社の経営の根幹に関わる事項を記述し、文書の権限は取締役(会)にあります。

例えば、就業規則などでは、社員を雇用する条件である始業・終業時間や休憩時間、休日・休暇などの就業条件など、賃金の決定方法や計算方法、支払い方法や支払い日などの事項、そして解雇や退職に関する退職の事項などを定めます。

就業規則に定めるこれらの事項は、労働基準法に明記すべきと定められており、もし違反した場合は会社が法律違反になるからです。

取締役は、会社の経営を取り締まる立場ですから、法律違反をしているかどうかきちんと把握する必要があるので、規則で会社の経営状態を決め、監視しているのです。

規程に記述する内容

規程は、規則がある場合は、規則に基づき会社が何をするのかを記述します。

規則がない場合は、規則の性格も併せ持つことになり、例えば、法律に即して内容を規定します。

規程の作成権限は会社の経営陣にありります。

手順に記述する内容

手順は、規程の内容を実際に運用する方法を記述します。

手順の権限は、規程に定めた内容を実施する組織の長にあることが普通です。

手順は、会社や組織、業務内容によっては、マニュアルと称することもあります。

マニュアルとは、何かを行うための手順を記載したものがほとんどですから、手順・マニュアルは、規程に定めてある事項を、具体的にどうやって実施するのかを記述します。

文書ランクと決裁権限者が異なると大変なことになる

私が以前勤めていた会社では、QMS(品質管理)やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の運用のための文書をマニュアルと称していて、内容はQMSやISMSの運用について規定していましたが、その内容を決めるのは経営陣としていたため、文書のランクとしては手順より上の規程となっていました。

したがって、運用責任者であるQMSやISMSの管理責任者の責任で文書を変更することができず、管理責任者は名ばかりの管理責任者で、実効が全く伴っていませんでした。

この場合、QMSやISMSに関して会社が実施することを定めた規程を作成し、それに基づく運用のためにマニュアルを定める方がうまく機能するはずです。

文書のランクをきちんと理解して効率の良い会社運営を

文書のランクとその文書の権限者をきちんと整理すれば、会社の仕事は効率よく回るようになります。

ぜひ、皆さんも規則・規程・手順などの文書類を見直して、効率の良い会社運営を目指して見ましょう。

お問い合わせください!

みんなの総務部では、各種規程の作成のお手伝いを行なっていますので、ぜひお問い合わせください。

私自身も、以前の会社ではこれらの規則・規程・手順の作成や改訂を経験しましたが、自分の経験がそのまま他の会社に通用するとは思っていません。

それより、前職は大手企業5社がほぼ平均的に出資した会社であり、各社のバックグランドを確認しながら、中小企業にとって最適な文書体系は何かを考えながら規程を作成、改訂したことが、各社の実情に合わせた規則・規程・手順を作成できる経験を有していると考えています。

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