テレワークのあしかせになるFAX問題の解決方法

中小企業でテレワークができない理由としてよく聞かれるのが、テレワークではFAXが使えないということが挙げられます。 中小企業では、取引先が連絡手段としてFAXをメインで使っているところも多く、FAXを使うために必ず会社に出社しなければならないケースが多くなっています。 しかし、そのFAX、インターネットで見ることができます。

インターネットFAXサービス

インターネットを使って、FAXの送受信をすることができます。

送信の場合、送りたい文書をメールで指定のアドレスに送るか、インターネットのホームページの指定の場所にファイル保管して相手の電話番号を指定すると、FAXを送信することができます。

受信は、インンターネットFAXサービスから指定された電話番号宛にFAXを送信して貰えばOKです。

受信したFAXは、指定のメールアドレスにPDFファイルとして送信されます。

メールで送信されるので、世界中どこにいても、FAXを受信できるわけです。

Efax

毎月1,500円の固定料金で、全国どこでも通常の電話番号と同じようなFAX番号を持つことができます。

送信は、相手先番号を指定すればOKです。

秒速ファックス

FAX番号は050で始まるIP電話の番号になってしまいますが、毎月の固定料金がかからないのが魅力です。

送信は、相手先FAX番号を指定して送信します。送信時に、自分のFAX番号を入力すると、相手に送信したFAXの文面に、FAX番号が表示される仕組みになっています。

どっちがいいの？

新しくFAXを設置される方やFAXの利用頻度が高い方は、一般の電話と同じ番号がもらえるefaxがおすすめです。

FAXはとりあえずあればいい程度の方は、固定費用がかからない秒速FAXがお勧めです。

今ある電話番号は変えたくない人に でも、取引先に教えたFAX番号を変えたくないという希望もあると思います。

FAXからメールに変更してくれない会社だから、FAX番号の変更にも気軽に対応してくれない可能性もあります。

転送電話の利用

そんな時は、NTTの転送電話を利用して、現在のFAX番号に送られたFAXをインターネットFAXに送るという手があります。

NTTの転送電話は、月額500円の利用料金と、通話料金の負担が必要になるので、FAX番号を変更してもらえないお客様向けの対応としては、地味に料金の負担が大きいです。

複合機を利用してPDF化

最近は、中小企業でもコピーとプリンターとFAXを共用できる複合機を利用していることが多くなりました。 この複合機、機種によっては受信したFAXをPDF化してくれる機能を持つものがあります。

プリンターとして利用している場合、社内ネットワークに接続していることが多いかと思いますが、複合機が、社内ネットワークサーバーとして機能しています。

そのサーバーにアクセスすることで、受信したFAXをPDFで取り出せる様になっています。

機種によっては、受信したFAXをメールで送信してくれる機能を持つものもあり、これですと、外出先でもFAXを受信できるので、より便利に使用することができます。

複合機の中でも最安値のブラザーMFC-L3770CDWは、実売60,000円程度で、受信ファックスのインターネットやメールへの転送はもとより、ネットワーク内でのパソコンからの直接送信にも対応している優れものです。

この機種は、小さなオフィスや個人事業主など、FAXと電話を同じ番号で兼用しているケースが多いと思いますが、この機種はFAXと通常の電話とを切り替えて対応してくれるので便利です。

個人事業主や小さな会社のファックスに便利なマシン

小さな会社や個人事業主向けの便利なFAX 最近は複合機が安価になったと言っても、数人の小さな会社や個人

事業主が複合機を購入するのはなかなか勇気が必要です。

そんな場合、家庭用向けFAXの中で便利なものがあります。

パナソニックのKX-PD915DLというFAXは、実質売価30,000円程度で、受信したFAXや電話を、インターネット経由で転送してくれるという機能があります。

このFAXを使うと、受信したFAXを画像化して、メールに転送してくれます。

家庭用の比較的安価な機種で、高価の複合機やインターネットFAXと同じ様な機能を実現できるわけです。

残念ながら、FAX送信は本体からしか対応していないので、外出時や社内ネットワークに接続したパソコンからFAXを送信するという複合機の様なことはできません。

たった30,000円で複合機と同じ様な便利機能が使えるのは、とても有り難いです。

個人事業主や小さな会社の場合、会社内に誰もいないというケースが多いので、電話とFAXの両方をインターネット経由で外出先に転送してくれるこのFAXはとても便利です。

まとめ

いかがでしたか？ FAXがあるからテレワークに対応できないなんてこと、今の時代はあり得ません。 テレワークと関係なく、FAXを電子化対応すれば、とっても便利に使うことができます。 テレワークへの移行を機会に、是非FAXを電子化しましょう！