小さな会社でもグループウェアを使って業務効率化を図ろう
小さな会社でもグループウェアを使って業務効率化を図ろう
小さな会社の業務を効率化させるため、情報システムを見直してみましょう。
経理や売上管理、給与計算や勤怠管理などは、昔から様々なシステムがあり、小さな会社でも活用している会社が多いのではないかと思います。
しかし、通常の事務や社員のスケジュール管理などは、社員一人一人に任されていて、会社で共有しているということはないのではないでしょうか。
小さな会社でも、グループウェアという、組織内でスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションを目的としたシステムを導入すると、生産性が向上することが多いので、導入を検討したいところです。
グループウェアって？
そもそもグループウェアってなんでしょうか。
社内情報共有ツール
グループウェアとは、企業内のネットワークを使って、企業内外との連絡のための電子メール、情報共有のための掲示板、企業内文書共有のためのライブラリ、組織毎に所属するシャイのスケジュールを確認するスケジュール管理、事業所内の施設予約を管理する会議室管理などの機能をまとめたシステムのことを言います。
従来は、事業所内にあるネットワーク内でのみ情報を共有できていました。
メールは、社外向けに発信することはできましたが、その他の情報は原則として事業所内でのみ利用可能でした。
グループウエアを使えば社外でも情報共有
最近はスマホとインターネットとクラウドなどの台頭により、事業所外でも様々な情報を共有できるようになりました。
企業活動でも、事業所外でも社内の様々な情報を利用できた方が業務効率が上がります。
最近のグループウェアは、スマホやノートパソコンを使って、事業所外にいても、事業所内にいるとの同じように仕事ができるようになっています。
無理をして事業所に帰る必要がないので、社員の拘束時間が大幅に短縮することができるようになりました。
導入も簡単
以前のグループウェアは、専用のアプリケーションを各クライアントにインストールしていましたが、インターネットの発達により、最近のグループウェアは、パソコンから利用する場合はブラウザで利用することができるので、SEの作業量が格段と少なくなります。
スマホへの設定は、その他のアプリをスマホにインストールするのと同じ方法で可能ですから、導入には専門のSEが必要ないので、簡単にグループウェアを導入することができます。
グループウェアなら否定形業務でも生産性向上が可能
グループウェアを使えば、同僚のスケジュールを簡単に把握することができたり、チームで作業しているファイルをネットワークで共有し変更履歴なども管理できますので、従来は情報システムを導入しても効果が少なかった非定型業務でも、生産性が格段に向上するようになりました。
小さな会社でもグループウェアを導入しやすくなっている
最近は、クラウドを使った企業向けシステムが台頭しています。
中小企業内の連絡システムとして大人気の「サイボウズ」は、クラウドを利用したシステムがあり、社外にいる社員とも社内いるかのように連絡が取れます。
Googleの企業向けシステムであるG Suiteも、クラウド型のグループウェアと言ってもいいでしょう。
最近はここにLINEがLINE Worksというシステムで参入してきました。
LINE Worksもまた、クラウド型のグループウェアです。
グループウェアは情報セキュリティがしっかりしている
企業内の情報システムで一番注意しなければならないのが、情報の漏洩ですが、クラウド型であってもグループウェアは、情報セキュリティ対策もきっちりしています。
企業向けクラウド型のグループウェアであるサイボウズやLINEWorksは、情報漏洩に関する部分がしっかりしています。
スマホでの社内情報へのアクセスしても、情報漏洩しないシステムになっています。
どちらも、個人用スマホでも外出先に会社の情報にアクセスしても問題ないよう、スマホに会社の情報をダウンロードできなかったり、スマホのファイルを会社のサーバーに保存できないようになっているなど、情報セキュリティ対策の対策が取られています。
組織や職務毎に情報の閲覧を制限できる
グループウェアの特徴の一つに、情報の編集・閲覧の権限を細かく設定できることでしょう。
部内のみ、課内のみ、全社員、正社員のみ等々、ファイル毎や項目毎に、閲覧のみ、編集可能、投稿可能など、実に細かく設定できます。
ブラウザ版は、アプリ版に比べると若干使いやすさに難がありますが、クライアント一台一台にアプリを導入しなくてもいいので、コストと管理の手間の面でかなり有利です。
ユーザーによる情報漏洩も注意
企業の情報セキュリティは、社員自身による、故意又は過失による情報漏洩に注意する必要があります。
小さな会社ですと、従業員の私物のパソコンを仕事に使っているケースもあると思います。
そういった場合、会社の資料と本人の資料がごっちゃになってしまって、会社の資料が全く関係ない人に渡ってしまうということはありうることです。
もし、会社と社員の関係がうまくいかなくなってしまった場合は、従業員が会社の資料をそっくり持ってトンズラすることだって考えられます。
そういった場合に備え、従業員への牽制と、争いになった時に会社が有利になるよう、グループウェアなどのシステムを用意しておくとともに、最低限の情報システムのガイドラインを定めておくことをお勧めします。
過失による情報漏洩はともかく、わざと情報漏洩した場合の対処については、きっちりと明確に示しておく必要があります。
まとめ
小さな会社の場合、どうしても情報セキュリティ対策を取りにくいと思います。
予算が取りにくいから、社員個人のパソコンやスマホを利用しているケースも多いと思います。
最新のクラウド型のグループウェアは、導入費用が安価で設定も専門のSEが必要いらないなくらい簡単です。
情報セキュリティの社内ルールを定めにくい場合は、ルールを定める前にグループウェアを導入して、業務効率化を図りながら社内の情報セキュリティ対策を行うのも一つのやり方です。
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